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Recuerdos Crear mi invitación

Fiesta y cena de egresados

Fiesta de egresados con lugares por familia, mesas e ingreso con QR

La comisión carga a las familias y cada una recibe su link con sus lugares reservados para confirmar cuántos van. Desde el día anterior, ese link le muestra su mesa y su pase con QR, y en la fiesta todo el curso sube sus fotos al mismo álbum.

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  • Lugares por familia
  • Ingreso con QR
  • Sin instalar nada
Una invitación abierta desde el link personal de la Familia Gómez: la saluda por su nombre, le dice que tiene 4 pases reservados y muestra la fecha y la hora de la fiesta
Así saluda el link personal a cada familia. Captura de ejemplo de otra fiesta: con la plantilla Egresados cambia el diseño, no el saludo.

Cómo funciona

La invitación de egresados, de la lista a la puerta

La arma quien organiza (la comisión de padres, el colegio o el salón) desde un panel que se abre con un link, sin crear una cuenta.

  1. Cargá a las familias

    Una línea por familia con sus lugares («Familia Gómez, 4») o la planilla de la comisión, importada como CSV.

  2. Mandá cada link

    El botón WhatsApp de cada fila abre tu WhatsApp con el mensaje y el link de esa familia, listo para enviar.

  3. Armá las mesas

    Con las confirmaciones, dibujás el salón y sentás a cada familia a mano o con «Ubicar automáticamente».

  4. Controlá la entrada

    Cada familia muestra su pase con QR y quien está en la puerta lo escanea con su celular.

Para la comisión

Una tarjeta de egresados digital que lleva la cuenta

Quién confirmó, cuántos van y en qué mesa: lo que en una planilla se pasa a mano acá sale de lo que responde cada familia.

Cada familia, con sus lugares reservados

La lista admite hasta 500 invitaciones, de 1 a 10 pases cada una. Cuando la familia abre su link, el sobre dice «Para Familia Gómez» y adentro la saluda con sus pases. Al confirmar elige cuántos van, sin pasarse de esos pases, y el menú, si ofrecés opciones.

En el panel, la columna «Abrió» te muestra quién ya vio su link y cuándo. Podés fijar una fecha límite para responder y un recordatorio por mail para quienes dejaron el suyo. Más en confirmación de asistencia.

Lista de familias
InvitadoNotaPasesRespuesta
Familia GómezSofía, 5.° B4Van 4
Abuelos de SofíaSofía, 5.° B2Van 2
Familia OrtizTomás, 5.° A5Todavía no sabe
Familia BenítezLucía, 5.° A3Sin abrir
La lista con el egresado de cada familia en la nota. Datos inventados.

Mesas por familia, con el croquis del salón

Si en la nota de cada fila escribís el nombre del egresado, «Ubicar automáticamente» sienta juntos a sus padres, abuelos y padrinos aunque estén en filas distintas. Nunca se pasa de los lugares: si un grupo no entra entero, lo reparte y te avisa a quién no pudo ubicar.

Desde el día anterior, cada familia ve «Tu mesa» en su link y, si lo activás, un plano chico con su mesa marcada. El catering recibe «mesas.csv» con la mesa, las personas y el menú de cada una. Cómo se dibuja el salón, en plano de mesas.

«Tu mesa» en el link personal de la Familia Gómez: el nombre de su mesa y un plano chico del salón con la pista, la barra y su mesa marcada, sin los nombres de los demás
«Tu mesa» en el link de una familia. Captura con datos de ejemplo.

El pase con QR y la puerta

Con el control de ingreso prendido, desde el día anterior cada familia tiene en su link un pase con QR, un código de seis caracteres, sus pases y su mesa. Con «Guardar el pase» se lo lleva como imagen, por si en la puerta no hay señal.

A quien controla la entrada le pasás el link de puerta: sólo marca ingresos, no abre tu panel ni muestra teléfonos o mails, y anda en varios celulares a la vez. Escanea el QR o busca por apellido, marca cuántos entraron y vos ves «Ingresaron 84 de 120». Más en control de ingreso con QR.

El modo puerta en un celular: «Ingresaron 9 de 26», el botón para escanear el QR del pase, la búsqueda por código o por nombre y la lista de los que faltan llegar, cada uno con su mesa
La puerta en el celular de quien controla. Captura con datos de ejemplo.

Las fotos de todo el curso, en un álbum

Desde 6 horas antes de la fiesta, el mismo link recibe fotos y videos. Con las tarjetas del kit en cada mesa, egresados y familias escanean el QR y suben desde el navegador. Si conectás la pantalla en vivo al proyector, cada foto aparece en segundos junto a tu mensaje de bienvenida.

En el libro de firmas cada uno deja una dedicatoria escrita o un mensaje de voz de hasta un minuto. A las 36 horas el link pasa a ser el álbum: lo bajás en ZIP y, si querés, habilitás la descarga para todas las familias.

El álbum en el celular después de la fiesta: arriba, las destacadas con el botón «Sólo destacadas (ZIP)»; abajo, todas las fotos con sus corazones, «Más queridas» y «Descargar todo (ZIP)»
El álbum terminado, con imágenes de muestra en lugar de fotos.

Antes de mandar los links

Lo que tenés que saber

Lo que conviene acordar con la comisión antes de empezar.

  • Los lugares reservados son los pases de cada familia. Recuerdos no vende entradas ni cobra las tarjetas: si cada familia paga su lugar, eso lo cobra la comisión por su cuenta.

  • El link del panel es la llave del evento. Pasáselo sólo a quienes organizan; a la puerta le das el link de puerta, que no abre el panel.

  • «Tu mesa» y el pase se ven sólo con el link personal, desde el día anterior. El link general y el QR de las mesas no los muestran.

  • Mesas e ingreso son opcionales y están en todos los planes. Lo que cambia es el álbum: el Gratis guarda hasta 40 fotos, sin videos, durante 30 días. Para un curso entero, mirá los planes.

  • Los links salen desde tu WhatsApp, con el botón de cada fila, o los copiás para mandarlos por donde quieras.

  • Nadie instala nada: familias y puerta usan el navegador del celular, en iPhone o Android.

Preguntas

Preguntas sobre la fiesta de egresados

La carga de la lista, las mesas y el ingreso están paso a paso en el manual.

Manual: invitados y mesasEscribinos por WhatsApp

¿Sirve como tarjeta de egresados de la secundaria?

Sí, como tarjeta digital que se manda por link. La plantilla Egresados viene en Neón, Magenta y Oro, y para una colación está la plantilla Graduación. Le sumás la fecha, el lugar con su mapa, el cronograma y la canción del curso.

¿Qué pasa si una familia llega sin el pase o sin batería?

En la puerta se la busca por apellido o se escribe su código de seis caracteres, y se marca igual. Como respaldo, imprimí antes la lista por mesa desde el panel.

¿Pueden entrar de a uno los de una misma familia?

Sí: se marcan ingresos parciales hasta completar sus pases. Si de una familia de cuatro llegan dos, quedan dos por entrar.

¿Hay una fiesta de egresados de ejemplo?

Los ejemplos públicos no tienen lista, mesas ni puerta. Podés ver la plantilla Egresados sobre una invitación de ejemplo y probar lo demás creando tu evento gratis con dos o tres familias.

¿Sirve para el viaje o un acto del colegio?

Sí, aunque ahí importa más cuidar quién ve las fotos que las mesas. Lo contamos en actos y paseos escolares.

Relacionado

Lo que va con la fiesta de egresados

  • Plano de mesas

    Dibujás el salón, sentás a cada familia y cada una ve su mesa en su link.

  • Control de ingreso con QR

    El pase de cada familia se escanea en la puerta con cualquier celular, aunque no haya señal.

  • Actos y paseos escolares

    Para el viaje o el acto del colegio: un álbum con aprobación previa y código para subir.

Que cada familia tenga su lugar

Creás la invitación gratis, cargás a las familias y prendés las mesas y el ingreso cuando los necesites.

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